Leistung · Projekt in Schieflage

Projekt in Schieflage? Wir stabilisieren, bevor der Go-live kippt.

Der Termin steht, aber der Fachbereich arbeitet weiter in Excel, und Hersteller und internes Team zeigen aufeinander. Wir kommen schnell dazu, sprechen mit den echten Nutzern und liefern eine ehrliche Einschätzung mit Stabilisierungsplan. Danach übernehmen wir als UX-Team oder begleiten die Einführung bis zur Akzeptanz.

Erstgespräch vereinbaren So läuft es

Kurz gesagt

Projekt in Schieflage ist unser Rettungsangebot für Einführungen und Produktprojekte, die zu spät sind, zu teuer werden oder bei den Nutzern durchfallen. Ein erfahrener UX Lead übernimmt die Verantwortung für die Diagnose: Er beobachtet, wie der Fachbereich heute wirklich arbeitet, findet die Stellen, an denen das System den Ablauf nicht trägt, und priorisiert nach Fristen und Risiko. Das Ergebnis ist ein Stabilisierungsplan, den Projektleitung, Hersteller und Fachbereich gemeinsam tragen können, und eine klare Aussage dazu, was bis zum Go-live noch realistisch ist und was nicht.

Danach geht es weiter, als UX-Team-as-a-Service für die Umsetzung oder als Einführungsbegleitung mit UX-Coaches, die den Fachbereich bis zur Akzeptanz begleiten. Die Diagnose geht dabei nicht verloren, sie wird zum Arbeitsplan.

Für wen

Go-live in Gefahr
Der Termin ist regulatorisch oder vertraglich fix, aber Tests scheitern an der Bedienung und die Tickets häufen sich. Ihr braucht jemanden, der die Bedienprobleme von den technischen trennt und sagt, was zuerst zu tun ist.
Nutzer lehnen das System ab
Das System ist ausgerollt, aber der Fachbereich nutzt es nicht oder nur unter Protest. Schulungen haben nicht geholfen, weil das Problem nicht im Wissen liegt, sondern in Abläufen, die das System nicht abbildet.
Fachbereich zurück in Excel
Neben der neuen Lösung läuft wieder die alte Liste, weil Status, Frist oder nächster Schritt nicht sichtbar sind. Jede Parallel-Liste ist ein Audit-Risiko und ein Zeichen, dass das System den echten Prozess nicht trägt.
Hersteller und internes Team zeigen aufeinander
Der Anbieter sagt, die Anforderungen waren unklar. Das Projektteam sagt, die Software passt nicht. Beide haben recht, und keiner spricht mit den Nutzern. Genau das tun wir und bringen Fakten in die Runde.

Was drin ist

Was ihr bekommt, in dieser Reihenfolge.

Schneller Start mit einem verantwortlichen Lead
Ein erfahrener UX Lead übernimmt vom ersten Gespräch an die Verantwortung für die Diagnose. Keine Übergabe an ein Junior-Team, kein Vorlauf über das Account-Management. Hinter dem Lead steht das Beabstracto-Team für Research und Prototyping.
Diagnose mit echten Nutzern
Wir beobachten den Fachbereich bei der Arbeit, führen Interviews und analysieren Tickets, Parallel-Listen und Workarounds. Wir unterscheiden, was an der Bedienung liegt, was an fehlenden Funktionen und was an Prozess oder Schulung.
Ehrliche Einschätzung
Ihr bekommt eine schriftliche Bewertung, die auch unbequeme Punkte benennt: ob der Termin realistisch ist, welche Teile des Systems tragen und welche nicht, was der Hersteller liefern muss und was intern zu klären ist.
Stabilisierungsplan nach Fristen und Risiko
Priorisierte Maßnahmen, sortiert nach dem, was den Go-live oder die Akzeptanz am stärksten gefährdet. Mit Verantwortlichkeit pro Maßnahme, damit Hersteller, Projektleitung und Fachbereich wissen, wer was tut.
Sofortmaßnahmen, die ihr direkt umsetzen könnt
Wo es schnell geht, liefern wir Lösungen mit: Anpassungen an Flows, Hinweistexten und Status-Anzeigen, Material für Key-User, Vorschläge für die Konfiguration. Als Prototyp oder Spezifikation, bereit für euren Hersteller.
Fortsetzung ohne Bruch
Nach der Stabilisierung geht es weiter als UX-Team-as-a-Service für die Umsetzung oder als Einführungsbegleitung mit UX-Coaches. Dasselbe Team, dasselbe Wissen, kein zweites Onboarding.

So läuft es

1
Erstgespräch, kurzfristig
Ihr schildert die Lage, wir stellen die Fragen, die zählen: Termin, Nutzergruppen, Stand der Tests, Vertragsverhältnis zum Hersteller. Danach wisst ihr, ob wir helfen können. Wir sagen es auch, wenn nicht.
2
Start mit Zugang zu Nutzern und System
Wir brauchen Zugang zum Fachbereich, zu einer Testumgebung und zu den Tickets. NDA und Auftragsverarbeitung klären wir vorab, damit nichts den Start aufhält.
3
Diagnose am Arbeitsplatz
Beobachtung und Interviews mit den Menschen, die das System täglich bedienen sollen. Dazu die Analyse der Parallel-Listen, der häufigsten Tickets und der Stellen, an denen Abläufe abbrechen.
4
Einschätzung und Plan
Wir legen Befund und Stabilisierungsplan vor, mit Projektleitung, Hersteller und Fachbereich am gleichen Tisch. Priorisiert nach Frist und Risiko, mit klarer Verantwortung pro Maßnahme.
5
Stabilisieren
Die dringendsten Maßnahmen setzen wir gemeinsam mit euch und dem Hersteller um: Flows, Status-Anzeigen, Key-User-Material, Konfiguration. Was der Hersteller liefern muss, bekommt er als Prototyp oder Spezifikation.
6
Weiterführen
Je nach Lage geht es weiter als UX-Team für die Umsetzung oder als Einführungsbegleitung bis zur Akzeptanz im Fachbereich. Oder ihr übernehmt mit eurem Team und dem Plan in der Hand.

Was wir zusagen

Ein verantwortlicher Lead vom ersten Gespräch bis zum Plan, kein Wechsel der Ansprechperson.
Eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie bedeutet, dass der Termin verschoben werden muss.
Kein Blame Game: Wir bewerten das System und die Abläufe, nicht die Menschen, und bringen Hersteller und internes Team an einen Tisch.
Diagnose mit echten Nutzern, nicht aus Dokumenten und Meetings.
Nahtlose Fortsetzung: Die Diagnose wird zum Arbeitsplan für UX-Team oder Einführungsbegleitung.

Erweiterungen

Nach der Stabilisierung schließen sich diese Leistungen an, je nachdem, was das Projekt braucht.

UX-Team-as-a-Service
Einführungsbegleitung mit UX-Coaches
UX-Retainer mit vierteljährlichen Tests
Stundenpaket für Weiterentwicklung

UX-Team-as-a-Service: Ein Team mit Lead, Research, Design und Engineering setzt den Stabilisierungsplan um, mit garantierter Vertretung.
Einführungsbegleitung mit UX-Coaches: UX Designer als Coaches schulen Key-User an echten Aufgaben und begleiten den Fachbereich bis zur Akzeptanz.
UX-Retainer mit vierteljährlichen Tests: Regelmäßige Tests mit Nutzern nach dem Go-live, damit die Schieflage nicht zurückkommt.
Stundenpaket für Weiterentwicklung: Ein Kontingent für Anpassungen, die nach dem Go-live aus dem Alltag des Fachbereichs kommen.

Häufige Fragen

Wann ist ein Projekt in Schieflage?: Wenn der Termin näher kommt und die Tests an der Bedienung scheitern. Wenn der Fachbereich das System ablehnt oder neben ihm weiter in Excel arbeitet. Wenn Hersteller und internes Team sich gegenseitig die Schuld geben. Trifft einer dieser Punkte zu, lohnt sich ein Gespräch.
Wie schnell könnt ihr starten?: Kurzfristig. Das Erstgespräch findet zeitnah statt, und wir beginnen, sobald Zugang zu Fachbereich und Testumgebung geklärt ist. Weil wir Fachsysteme in Banking und Industrie kennen, verlieren wir keine Zeit mit der Einarbeitung in die Domäne.
Ist das eine Bewertung des Herstellers?: Nein. Wir bewerten, ob das System den echten Ablauf trägt, und was zu tun ist, damit es das tut. Der Hersteller bekommt konkrete, umsetzbare Anforderungen statt Vorwürfe. In den meisten Fällen hilft das beiden Seiten.
Was, wenn der Termin nicht zu halten ist?: Dann sagen wir es, mit Begründung und mit einem Vorschlag, was bis zum Termin stabil laufen kann und was danach kommt. Eine ehrliche Einschätzung ist für Projektleitung und Management mehr wert als ein Plan, der nur auf dem Papier hält.
Braucht ihr Zugang zu Produktionsdaten?: In der Regel nicht. Wir arbeiten mit Testumgebungen, Beobachtung am Arbeitsplatz und anonymisierten Beispielen. NDA und Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO sind Standard, bevor wir beginnen.
Was passiert nach der Stabilisierung?: Das entscheidet ihr. Viele Projekte gehen in ein UX-Team-as-a-Service für die Umsetzung oder in eine Einführungsbegleitung mit UX-Coaches über. Andere übernehmen mit dem Plan selbst. Die Diagnose gehört in jedem Fall euch.
Für welche Systeme passt das?: Für Fachsysteme, deren Bedienung terminkritisch ist: Melde- und Steuerplattformen im Banking, Fonds- und Depotsysteme, Leitsysteme und HMIs in der Industrie, Enterprise-Software mit komplexer Konfiguration. Überall, wo Expertennutzer unter Zeitdruck arbeiten.