Arbeiten Sie für den Hersteller oder für uns?

Immer nur für eine Seite pro Projekt. Beauftragt uns Ihre Bank, KVG oder Verwahrstelle für die Einführung, arbeiten wir für Sie — nicht für den Hersteller; beauftragt uns ein Hersteller, arbeiten wir für ihn. Informationen aus einem Auftrag fließen nicht in einen anderen.

Brauchen Sie Zugang zu unseren Daten?

Nein. Für die Einführungsbegleitung genügen Beobachtung im Fachbereich, anonymisierte Beispielfälle und Testdaten im UAT. Produktiven Datenzugriff brauchen wir nicht; NDA und Ihre Vorgaben zur Informationssicherheit sind Standard.

Wie schnell sehen wir Ergebnisse?

Die Ist-Analyse liefert in der Regel innerhalb weniger Wochen belastbare Erkenntnisse. Messbare Verbesserungen entstehen, sobald Prioritäten gesetzt sind und wir im Alltag begleiten. Den Zeitrahmen schätzen wir im Erstgespräch gemeinsam.

Welche Rolle übernehmen Sie im Projekt?

Je nach Phase UX Consultant, Business Analyst mit Schwerpunkt UX oder Rollout-Begleitung: Anforderungsanalyse und Fachkonzept, Prozessdesign (auf Wunsch in BPMN), User Stories und Testfälle, Key-User-Konzept und Schulung — von der Ist-Analyse bis zur Hypercare. Wir ersetzen weder Projektleitung noch Steuerberatung, wir machen beide schneller.

Wie bereiten wir den Fachbereich auf MiKaDiv vor?

Mit Blick auf Daten und Prozess, nicht nur auf das Modul: Welche Angaben zur Steuerbescheinigung kommen aus welcher Stufe der Verwahrkette, wer prüft, wer gibt frei, was passiert bei Korrekturen. Das Kommunikationshandbuch des BZSt gibt das Format vor; die Abläufe dahinter definiert Ihr Haus — dabei begleiten wir.

Einführungsbegleitung oder Change Management — was brauchen wir zuerst?

Passt die Software noch nicht zum gelebten Prozess, hilft Change-Kommunikation wenig: Dann zuerst Ist-Analyse, Fachkonzept und UX-Anpassungen. Passt das System, fehlt aber die Akzeptanz, stehen Key User, Schulung und sichtbares Sponsoring im Vordergrund. Meist ist es beides — deshalb verbinden wir UX und Einführung in einer Rolle.

Übernehmen Sie Key-User-Schulungen?

Ja, am Arbeitsplatz mit echten Fällen, nicht im Konferenzraum. Key User lernen nicht nur Funktionen, sondern Ausnahmen: abgelaufene Ansässigkeitsbescheinigungen, Teil-Erstattungen, Rückweisungen, Korrekturen nach dem Versand.

Ja, überwiegend remote mit Base in München. Vor-Ort-Einsätze in Frankfurt und im DACH-Raum sind nach Absprache möglich — für Prozessaufnahme und Schulungen oft der bessere Weg.

Wie sieht die Zusammenarbeit vertraglich aus?

Als Dienst- oder Werkvertrag mit klar beschriebenen Ergebnissen pro Phase, direkt oder über Ihren Personaldienstleister.

Banking & Quellensteuer

Ihr Quellensteuer-System ist gekauft. Jetzt muss es im Alltag funktionieren.

Wir begleiten Banken, Kapitalverwaltungsgesellschaften und Verwahrstellen bei der Einführung von Systemen für Quellensteuer-Erstattung, Vorabbefreiung und Meldepflichten — von der Ist-Analyse bis das Team dem System vertraut. Für Hersteller von Banking- und Steuersoftware liefern wir die Produkt-UX.

Erstgespräch vereinbaren Wie wir vorgehen

Kurz gesagt

Beabstracto ist ein UX-Studio in München für komplexe Fachsysteme. Für Banken, Kapitalverwaltungsgesellschaften und Verwahrstellen begleiten wir die Einführung von Software für Quellensteuer-Erstattung, Vorabbefreiung und Meldepflichten wie MiKaDiv: Ist-Analyse, Fachkonzept, UAT, Go-live und Hypercare, inklusive Key-User-Befähigung und Schulung am Arbeitsplatz. Für Hersteller von Banking- und Steuersoftware liefern wir Produkt-UX: Research mit Fachanwendern, Statusmodelle, UI-Definition und Usability-Tests. Erste Erkenntnisse aus der Ist-Analyse liegen in der Regel nach wenigen Wochen vor. Wir arbeiten immer nur für eine Seite pro Projekt.

Im Projekt übernehmen wir die Rolle UX Consultant oder Business Analyst mit Schwerpunkt UX und Rollout. Wir sind von jedem Softwarehersteller unabhängig und verkaufen keine Lizenzen.

Auf einen Blick

Rolle: UX Consultant · Business Analyst mit Schwerpunkt UX · Einführungsbegleitung (Rollout, Key User, Schulung)
Leistungen: Einführungsbegleitung für Banken, KVGs und Verwahrstellen · UX für Hersteller von Banking- und Steuersoftware
Branchen: Banken, Kapitalverwaltungsgesellschaften (Master-KVG), Verwahrstellen und Depotbanken, Zahlstellen, Hersteller von Banking-, Steuer- und RegTech-Software
Einsatz: Remote, München, vor Ort nach Absprache (z. B. Frankfurt, DACH)
Sprachen: Deutsch, Englisch, Portugiesisch

Woran scheitert die Einführung eines Quellensteuer-Systems im Alltag?

Selten an der Software, fast immer am Übergang in den Fachbereich: Der Prozess vom Anspruch bis zum Antrag ist im System nicht so abgebildet, wie das Team ihn lebt.

Lizenziert, aber nicht produktiv
Die Lizenz läuft seit Monaten, aber kein Erstattungsantrag geht produktiv über das System. Der Fachbereich wartet auf die Schnittstelle, die IT auf das Fachkonzept, der Hersteller auf Rückmeldung.
Die Backoffice-Schnittstelle blockiert
Backoffice oder Fondsbuchhaltung liefern Bestände und Zahlungen nicht so, wie der Reclaim-Prozess sie braucht. Niemand übersetzt zwischen Fachbereich, Entwicklung und Hersteller, und jede Rückfrage kostet eine Woche.
Fristen und fehlende Dokumente in Excel
Ansässigkeitsbescheinigungen, Vollmachten und Steuerbescheinigungen werden in einer Parallel-Liste nachgehalten, weil das System Status, Frist und nächsten Schritt nicht zeigt. Die Liste ist das eigentliche Fachsystem — ohne Vier-Augen-Prinzip und Prüfspur.
Meldepflicht mit festem Datum, Prozess ohne Form
MiKaDiv gilt für Kapitalerträge, die nach dem 31.12.2026 zufließen. Das Datum steht, aber wer welche Angaben aus welcher Stufe der Verwahrkette liefert, ist im Haus ungeklärt — und das Reporting-Modul ist im Alltag nicht angekommen.
Key User nach der Schulung allein
Zwei Tage Schulung im Konferenzraum, dann Go-live. Die Key User kennen die Funktionen, aber nicht die Ausnahmen: Teil-Erstattungen, abgelaufene Bescheinigungen, Korrekturen nach dem Versand.
Das neue Modul versteht niemand ohne Erklärung
Auf Herstellerseite: Ein neues Reporting- oder Erstattungsmodul ist fachlich korrekt, aber Kunden brauchen lange Einarbeitung und melden Rückfragen statt Fehler.

Welche Termine und Zahlen setzen den Takt?

Regulatorische Daten und Erfahrungswerte, auf die wir uns beziehen — nur mit nachprüfbarer Quelle.

01.01.2027
MiKaDiv: elektronische Meldung an das BZSt für Kapitalerträge, die nach dem 31.12.2026 zufließen (§§ 45b, 45c EStG): 01.01.2030
Anwendung der FASTER-Richtlinie: digitale Ansässigkeitsbescheinigung, Relief at Source und Quick Refund; Umsetzung bis 31.12.2028: < 1/3
der befragten Führungskräfte berichten von einer vollständig erfolgreichen Transformation: 80 %
weniger Vorlaufzeit für Fertigungsroutinen-Dokumentation in SAP nach Beobachtung am Arbeitsplatz, Vorlagen und Automatisierung

Was wir konkret liefern

Zwei Leistungen, sauber getrennt: Einführungsbegleitung für Banken, KVGs und Verwahrstellen — und Produkt-UX für Hersteller von Banking- und Steuersoftware. Wir arbeiten immer auf der Seite, die uns beauftragt; Informationen aus einem Auftrag fließen nicht in einen anderen.

Einführungsbegleitung für Banken, KVGs und Verwahrstellen

Wir begleiten den Fachbereich — Steuern, Fondsbuchhaltung, Operations — von der Ist-Analyse bis das Team die Parallel-Liste ablegt. Wir nehmen die gelebten Prozesse vom Anspruch bis zum Antrag auf, schreiben das Fachkonzept in der Sprache beider Seiten, priorisieren nach Fristen und übersetzen zwischen Fachbereich, IT und Hersteller.

Ist-Analyse: Prozessaufnahme am Arbeitsplatz, Parallel-Listen und Medienbrüche dokumentiert
Prozesslandkarte vom Anspruch bis zum Antrag: Vorabbefreiung, Quick Refund, Standard-Erstattung, Korrekturen
Fachkonzept und Anforderungsliste, priorisiert nach Fristen und Risiko
Testkonzept und UAT-Fälle aus realen Vorgängen, Abnahme mit den Key Usern
Key-User-Konzept, Schulung am Arbeitsplatz, Schulungsunterlagen
Hypercare-Plan und KPI-Set: fristgerecht bearbeitete Anträge, Rückfragen beim Hersteller, verbleibende Parallel-Listen

Welche Domänensprache muss UX in der Quellensteuer sprechen?

Die des Fachbereichs — nicht die einer Agentur. Diese Begriffe entscheiden, ob ein Konzept im Steuer-Team trägt.

Quellensteuer-Erstattung (Tax Reclaim, Standard Refund)
Vorabbefreiung (Relief at Source) und Quick Refund
Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) und DBA-Satz
Ansässigkeitsbescheinigung und digitale eTRC
Steuerbescheinigung und Ordnungsnummer
Vollmacht und Fristen je Quellenstaat
Verwahrkette, Lagerstellen und Zwischenverwahrer
Vier-Augen-Prinzip und Freigabe-Workflow
MiKaDiv, Meldepflicht und BZSt
§ 45b, § 45c und § 50c EStG, AbzStEntModG
FASTER — Richtlinie (EU) 2025/50
Fondsbuchhaltung, Master-KVG und Verwahrstelle
Ist-Analyse, Fachkonzept, UAT, Go-live, Hypercare
Key User und Schulung am Arbeitsplatz

Quellensteuer-Erstattung (Tax Reclaim): Rückforderung der im Quellenstaat zu viel einbehaltenen Steuer auf Dividenden oder Zinsen, soweit das Doppelbesteuerungsabkommen einen niedrigeren Satz vorsieht. Der Antrag folgt der Zahlung und braucht meist Ansässigkeitsbescheinigung, Steuernachweis und Vollmacht.
Vorabbefreiung (Relief at Source): Der ermäßigte DBA-Satz wird bereits bei der Zahlung angewendet, sodass keine Erstattung nötig ist. Voraussetzung: Die Dokumentation liegt rechtzeitig und vollständig in der Verwahrkette vor.
Doppelbesteuerungsabkommen (DBA): Bilaterales Abkommen, das den Quellensteuersatz zwischen zwei Staaten begrenzt. Die Differenz zwischen nationalem Satz und DBA-Satz ist der erstattungsfähige Betrag.
Ansässigkeitsbescheinigung: Bestätigung der Finanzbehörde über die steuerliche Ansässigkeit des Anlegers; Voraussetzung jeder DBA-Entlastung. FASTER sieht ab 2030 eine digitale Form vor (eTRC).
Steuerbescheinigung: Nachweis der auszahlenden Stelle über einbehaltene Kapitalertragsteuer. Mit MiKaDiv erhält sie eine Ordnungsnummer; die Angaben werden elektronisch an das BZSt gemeldet (§ 45b EStG).
Verwahrkette und Lagerstellen: Kette aus Depotbank, Zwischenverwahrern und Lagerstelle bis zum Emittenten. Jede Stufe hat eigene Fristen und Formate; fehlt Dokumentation an einer Stelle, scheitert der Antrag am Ende der Kette.
MiKaDiv: Mitteilungsverfahren Kapitalertragsteuer auf Dividenden aus Aktien und Hinterlegungsscheinen (§§ 45b, 45c EStG). Elektronische Meldung an das BZSt für Kapitalerträge, die nach dem 31.12.2026 zufließen.
§ 50c EStG und AbzStEntModG: Das Abzugsteuerentlastungsmodernisierungsgesetz vom 2. Juni 2021 (BGBl. I S. 1259) hat das Entlastungsverfahren in § 50c EStG überführt. Seit 2024 ist der elektronische Antrag beim BZSt die Regel.
FASTER — Richtlinie (EU) 2025/50: Richtlinie des Rates vom 10. Dezember 2024 für schnellere und sicherere Entlastung von überschüssigen Quellensteuern: eTRC, Relief at Source, Quick Refund und ein Register zertifizierter Finanzintermediäre. Umsetzung bis 31.12.2028, Anwendung ab 01.01.2030.

Wie wir vorgehen

Die Reihenfolge ist in jeder Einführung dieselbe; der Umfang richtet sich nach Haus, System und Frist. Jede Phase liefert ein Ergebnis für den Fachbereich.

1
Ist-Analyse und Prozessaufnahme
Wir sitzen neben den Sachbearbeitenden, nicht im Konferenzraum: welche Anträge, welche Fristen, welche Ausnahmen, welche Excel-Listen. Mit Leitung Steuern oder Fondsbuchhaltung und der Projektleitung Einführung. Ergebnis: Ist-Prozess, Parallel-Listen, Medienbrüche, erste Risikoliste.
in der Regel wenige Wochen
2
Fachkonzept und Priorisierung nach Fristen
Wir mappen den Soll-Prozess vom Anspruch bis zum Antrag — Vorabbefreiung, Quick Refund, Standard-Erstattung, Korrektur — und formulieren Anforderungen so, dass Fachbereich, IT und Hersteller dasselbe meinen. Priorität hat, was zuerst fristkritisch ist. Ergebnis: Fachkonzept, Statusmodell, priorisierte Anforderungsliste.
3
Brücke zu Entwicklung und Hersteller, UAT
Wir übersetzen Rückfragen in beide Richtungen, bündeln Change-Requests mit Kontext und schreiben Testfälle aus echten Vorgängen. Im User Acceptance Test prüfen die Key User, nicht wir. Ergebnis: Testkonzept, UAT-Protokoll, Abnahmeentscheidung.
4
Go-live-Vorbereitung: Key User und Schulung
Wir befähigen Key User, Ausnahmen und Fehlerfälle zu erklären, und schulen am Arbeitsplatz mit echten Fällen. Die Cutover-Checkliste entsteht mit IT und Hersteller. Ergebnis: Key-User-Konzept, Schulungsunterlagen, Go-live-Checkliste.
5
Hypercare und Begleitung im Alltag
Nach dem Go-live gehen wir mit: erste Fristen, erste Korrekturen, erste Meldung. Rückfragen lösen wir mit den Key Usern oder geben sie gebündelt an den Hersteller. Ergebnis: Hypercare-Log, Lessons Learned, Übergabe an den Regelbetrieb.
6
Messbare Ziele prüfen
Wir verabreden zu Beginn Kennzahlen — fristgerecht bearbeitete Anträge, Rückfragen beim Hersteller, verbleibende Parallel-Listen — und prüfen sie am Ende der Hypercare.

Was wir gelernt haben

Aus der UX-Beratung für den Hersteller einer Software zur Quellensteuer-Erstattung und aus Jahren in der Dampfturbinen-Fertigung — ohne Kundendaten, mit klaren Lektionen.

01
Erst die gemeinsame Sprache, dann die Screens
In einer engineering-geführten Organisation lag das Domänenwissen bei Entwicklern, Product Owner und Geschäftsführung — implizit und nicht priorisiert. Erst Glossar, Taxonomie und regulatorisches Mapping machten Personas möglich, Personas machten Geschäftsprozesse sichtbar, Prozesse zeigten kritische Momente.
02
Komplexität handhabbar machen, nicht verstecken
Fachanwender in Quellensteuer und Reporting sind Experten, keine Gelegenheitsnutzer. Sie brauchen Validierungslogik, Audit-Trails und Beweismaterial sichtbar — keine Oberfläche, die alles glättet. Das Ziel heißt prüfbar und sicher, nicht „einfach“.
03
Prozesse als End-to-End-Workflow, nicht als Feature-Liste
Solange ein Reporting-Modul als Sammlung von Screens diskutiert wird, bleibt unklar, wofür es optimiert. Erst der ganze Weg — finden, validieren, korrigieren, freigeben, nachverfolgen — zeigt, wo das System nicht versagen darf.
04
Beobachten am Arbeitsplatz schlägt jede Prozessbeschreibung
In der Dampfturbinen-Fertigung fanden sich die Kernprobleme nicht im Workshop, sondern nach Monaten neben den Ingenieuren: gedruckte Stücklisten, Textmarker, Copy-Paste alter Dokumente. In der Quellensteuer heißt die Papierliste Excel — genauso unsichtbar, bis man danebensitzt.
05
Ein Prototyp mit echten Daten ersetzt zehn Präsentationen
Stakeholder von Tier-1-Banken hielten einen in TypeScript gebauten Prototyp mit realistischen Daten für ein fertiges Produkt — weil er Filter, Validierung, Bulk-Aktionen und Audit-Trail so zeigte, wie der Alltag sie braucht. Umgekehrt glaubt der Fachbereich dem System erst, wenn er seinen eigenen Fall darin wiederfindet.
06
Die Parallel-Liste ist ein Symptom, kein Disziplinproblem
Teams führen Excel neben dem System, weil das System Status, Frist oder nächsten Schritt nicht zeigt — nicht aus Trotz. Wer die Liste verbietet, bekommt eine versteckte Liste. Wer sie ernst nimmt, bekommt die genaueste Anforderungsliste, die es gibt.

Erfahrung

Produkt-UX im Quellensteuer-Umfeld und Prozessarbeit mit Experten in der Fertigung. Keine Bank-, KVG- oder Depotbanknamen.

Software für Quellensteuer-Erstattung · Herstellerseite

UX-Beratung für den Hersteller einer Software zur Quellensteuer-Erstattung

Neues MiKaDiv-Reporting-Modul für die Meldung an das BZSt plus UX-Modernisierung der bestehenden Plattform: Personas, Prozess-Mapping, Informationsarchitektur und ein TypeScript-Prototyp, den Tier-1-Stakeholder wie Produktionssoftware behandelten. Externe Beratung — kein Partner, kein Team des Herstellers.

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Industrie · SAP · Fertigung

Fertigungsroutinen in SAP: 80 % weniger Vorlaufzeit

Monate neben Industrial Engineers in der Dampfturbinen-Fertigung: Papierstücklisten und Copy-Paste wurden zu einer durchsuchbaren Oberfläche mit Vorlagenbibliothek und Excel-zu-SAP-Integration. Dieselbe Methode — beobachten, mappen, prototypisch umsetzen — wenden wir in Fachbereichen von Banken an.

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Dokumentenmanagement-Plattform

Dokumentengetriebene Workflows und Freigaben

Arbeit an einer Dokumentenmanagement-Plattform aus der Herstellerperspektive: Ablage, Workflow-Freigaben, Vier-Augen-Prinzip.

Fachliche Referenzen

An diesen Normen, Studien und Autoren orientieren wir unsere Arbeit — ohne eine Zertifizierung zu behaupten.

ISO/TC 159/SC 4 · 2020 (2. Ausgabe)

Häufige Fragen

Arbeiten Sie für den Hersteller oder für uns?: Immer nur für eine Seite pro Projekt. Beauftragt uns Ihre Bank, KVG oder Verwahrstelle für die Einführung, arbeiten wir für Sie — nicht für den Hersteller; beauftragt uns ein Hersteller, arbeiten wir für ihn. Informationen aus einem Auftrag fließen nicht in einen anderen.
Brauchen Sie Zugang zu unseren Daten?: Nein. Für die Einführungsbegleitung genügen Beobachtung im Fachbereich, anonymisierte Beispielfälle und Testdaten im UAT. Produktiven Datenzugriff brauchen wir nicht; NDA und Ihre Vorgaben zur Informationssicherheit sind Standard.
Wie schnell sehen wir Ergebnisse?: Die Ist-Analyse liefert in der Regel innerhalb weniger Wochen belastbare Erkenntnisse. Messbare Verbesserungen entstehen, sobald Prioritäten gesetzt sind und wir im Alltag begleiten. Den Zeitrahmen schätzen wir im Erstgespräch gemeinsam.
Welche Rolle übernehmen Sie im Projekt?: Je nach Phase UX Consultant, Business Analyst mit Schwerpunkt UX oder Rollout-Begleitung: Anforderungsanalyse und Fachkonzept, Prozessdesign (auf Wunsch in BPMN), User Stories und Testfälle, Key-User-Konzept und Schulung — von der Ist-Analyse bis zur Hypercare. Wir ersetzen weder Projektleitung noch Steuerberatung, wir machen beide schneller.
Wie bereiten wir den Fachbereich auf MiKaDiv vor?: Mit Blick auf Daten und Prozess, nicht nur auf das Modul: Welche Angaben zur Steuerbescheinigung kommen aus welcher Stufe der Verwahrkette, wer prüft, wer gibt frei, was passiert bei Korrekturen. Das Kommunikationshandbuch des BZSt gibt das Format vor; die Abläufe dahinter definiert Ihr Haus — dabei begleiten wir.
Einführungsbegleitung oder Change Management — was brauchen wir zuerst?: Passt die Software noch nicht zum gelebten Prozess, hilft Change-Kommunikation wenig: Dann zuerst Ist-Analyse, Fachkonzept und UX-Anpassungen. Passt das System, fehlt aber die Akzeptanz, stehen Key User, Schulung und sichtbares Sponsoring im Vordergrund. Meist ist es beides — deshalb verbinden wir UX und Einführung in einer Rolle.
Übernehmen Sie Key-User-Schulungen?: Ja, am Arbeitsplatz mit echten Fällen, nicht im Konferenzraum. Key User lernen nicht nur Funktionen, sondern Ausnahmen: abgelaufene Ansässigkeitsbescheinigungen, Teil-Erstattungen, Rückweisungen, Korrekturen nach dem Versand.
Arbeiten Sie remote?: Ja, überwiegend remote mit Base in München. Vor-Ort-Einsätze in Frankfurt und im DACH-Raum sind nach Absprache möglich — für Prozessaufnahme und Schulungen oft der bessere Weg.
Wie sieht die Zusammenarbeit vertraglich aus?: Als Dienst- oder Werkvertrag mit klar beschriebenen Ergebnissen pro Phase, direkt oder über Ihren Personaldienstleister.